هفت اصل مدیریت فرایند
هفت اصل مدیریت فرآیند
مدیریت فرآیند یک رویکرد مدیریتی است که کنترل فرآیندهای خاص کسب و کار را تعریف می کند و موجب بهبود چابکی کسب و کار می شود. طی سال ها تحقیق سازمان بهینه سازی ایالات متحده هفت اصل را برای مدیریت فرآیندها در سازمان تعریف کرده اند:
هفت اصل مدیریت فرآیند APQC عبارتند از:
- همسویی استراتژیکی با مقاصد و راهبردهای کسب وکار
- نظارت و پایش فرآیندها
- مدیریت تغییر
- طراحی مدلسازی فرآیندها
- اندازه گیری عملکرد فرآیندها
- بهبود فرآیند منتهی به توسعه ی کسب وکار
- ابزار و تکنولوژی
برای اینکه یک سازمان متمرکز بر فرآیند داشته باشیم نه تنها به زمان و منابع نیازمندیم بلکه باید توجه داشته باشیم که این فرآیندها چگونه به تولید محصول یا خدمات رسانی سازمان کمک میکنند. این تغییرات در فرآیندها به کارمندان کمک میکند که تمامی فعالیت های قبل و بعد از عملکردهای فرد را در نظر داشته باشند. این دیدگاه افقی از کار، درک جامع تری از نحوه انجام کار و الزامات برای اجرای فرآیندها از ابتدا تا انتها ارائه می دهد. اصول مدیریت فرآیند به طور حتم موفقیت در فرآیندهای ابتکار، خلاقیت و برنامه ها را در سازمان مدیریت و تضمین میکند.
همسویی استراتژیک با مقاصد و راهبردهای کسب وکار
همسویی استراتژیک به ارتباط مدیریت فرآیند با اهداف سازمانی اشاره میکند. در یک سازمان، استراتژی فرآیندها و مدیریت فرآیند باید یکپارچه بوده و همپوشانی داشته باشند. مدیریت فرآیند به استراتژی های فعلی در سازمان وابسته است. در سازمان ها، فعالیت ها و اقداماتی که برای مدیریت فرآیندها انجام میشود، به تصمیم گیرندگان کمک می کند پیشرفت به سمت اهداف تعیین شده در سازمان را پیگیری کنند و تعیین کنند که چه بخش هایی از سازمان نیازمند تغییرات استراتژیکی میباشند.
مفاهیمی که اجزای اصلی در اصل همسویی استراتژیک میباشند:
همسویی: به معنی یکپارچگی استراتژی های تجاری و سازمانی در مرحله اول و سپس یکپارچه سازی استراتژی ها با رویکردهای مدیریت فرآیند در سازمان میباشد.
اجرا: به معنی ایجاد رویکردهای استاندارد و مبتکرانه ای با کمک ابزارهای مدیریت پروژه در سازمان اشاره دارد.
استراتژی: برنامه ای است برای دستیابی به یک وضعیت نهایی، هدف یا هدف خاص.
رهبران کسب و کار موثر، مدیریت فرآیند را در مدل کسب و کار ادغام می کنند. ابزارهایی مانند مدل مالکوم بالدریج بوم کسب وکار، به سازمان ها کمک می کند تا ارتباطات و نقاط همسویی بین فرآیندهای موجود در سازمان و اهداف استراتژیک را شناسایی و تدوین کنند.
نظارت و پایش فرآیندها
شامل تمام عناصر ساختاری است که به عملکرد مدیریت فرآیند کمک می کند و به نقش ها، مسئولیت، پاسخگویی، نظارت، حمایت مالی و ساختارهای مدیریتی مربوط می شود. نظارت بر مدیریت فرآیند برای این موضوع میباشد که مدیریت فرآیندی که در تمامی مراحل و اقدامات سازمان پیاده میشوند سنجیده و پیمایش شوند. مفاهیمی که اجزای اصلی در اصل نظارت میباشند:
تیم نظارت: مجموعه ای از تصمیم گیرندگان که مسئول و پاسخگوی تلاش های مدیریت فرآیند در سازمان هستند.
نقش ها: نقش ها و مسئولیت های مدیریت فرآیند رسمی یا غیر رسمی که با نقش های سازمانی یا عملکردی همسو هستند.
رویکرد مدیریت فرآیند: استانداردها، روش ها و ابزارهای مورد استفاده برای ابتکارات فرآیندی در سازمان.
اثر متقابل: قابل مشاهده بودن مدیریت فرآیند در سراسر سازمان و رویه های عملیاتی استاندارد که آنها را به هم متصل می کند. هنگام تعیین ساختارنظارت یا آیینامه برای مدیریت فرآیند، اهدافی که اولیت بیشتری دارند را در نظر داشته باشید. به عنوان مثال، یک سازمان میتواند با تمرکز بر اینکه چگونه مدیریت فرآیند هزینهها را با ساده سازی فرآیندهای خود کاهش میدهد، مدل تجاری خود را ترسیم کند.
مدیریت تغییر
مدیریت تغییر عبارت است از به حداقل رساندن مقاومت در برابر تغییرات سازمانی با درگیر کردن ذینفعان کلیدی در فرآیند تغییر. مدیریت تغییر از طریق اعمال یک فرآیند ساختاریافته یا مجموعه ای از رویکردها برای انتقال کارکنان، تیم ها یا کل سازمان به وضعیت مطلوب آینده انجام می شود. بدون رویکرد مدیریت تغییر برنامه ریزی شده، سازمان ها محکوم به شکست در ایجاد و درونی سازی تفکر فرآیندی هستند. برنامه مدیریت تغییر باید شامل یک استراتژی ارتباطی جامع باشد تا اطمینان حاصل شود که نیروی کار هدف جدید را درک می کند. سازمانهای با بهترین روش بارها از ارتقای ارزش مدیریت فرآیند به عنوان مهمترین مؤلفه استراتژی مدیریت تغییر خود یاد میکنند. مفاهیمی که اجزای اصلی در اصل مدیریت تغییر میباشند:
تعامل: به ارتباط عاطفی یک کارمند نسبت به سازمان خود اشاره دارد که بر رفتارها و عملکرد آنها تأثیر می گذارد. این اصطلاح همچنین به تاکتیک هایی اشاره دارد که سازمان برای ایجاد اعتماد، تنظیم رفتارها و پیوند دادن کار کارکنان به اهداف و عملکرد کلی سازمان استفاده می کند.
ارتباطات فرآیندی: دو طرفه برای رسیدن به درک متقابل است که در آن سازمان و کارکنان اطلاعات را مبادله می کنند، انتظارات را تعیین می کنند و معنای مشترک ایجاد می کنند. همچنین به رویکردهایی اشاره دارد که سازمان ها برای انتقال اطلاعاتی مانند سالن های شهر، انجمن ها، ایمیل ها و رسانه های اجتماعی استفاده می کنند.
آموزش: به فعالیت های سازماندهی شده ای اطلاق می شود که سازمان برای انتقال اطلاعات، تغییر رفتارها، بهبود عملکرد و کمک به کارکنان برای دستیابی به سطح دانش یا مهارت مورد نیاز استفاده می کند.
فرهنگ سازمانی: هنجارها و باورهای اجتماعی نهادینه شده در سازمان است. از ارزشها، نظامهای اعتقادی، سبکهای رهبری، مفروضات ناگفته جمعی، داستانها و آیینها و همچنین شخصیت و جهتگیری آن تشکیل شده است.
پاداش ها: و به رسمیت شناختن شامل مشوق های رسمی و غیررسمی است که سازمان برای تشویق رفتار یا عملکرد خاص استفاده می کند.
طراحی و مدلسازی فرآیندها
چارچوبها و مدلهای فرآیند، درک ما از فرآیند و مدیریت فرآیندها را در سازمان افزایش میدهد. با ایجاد یک چارچوب، سازمانها بهتر میتوانند فرآیندهای اصلی و همچنین فرآیندهای پشتیبانی را درک کنند و میتوانند به وضوح ببینند که چگونه فرآیندهای پشتیبانی بر عملکرد فرآیندهای اصلی تأثیر میگذارند. تلاش برای مدیریت فرآیند بدون مدل یک نبرد بازنده است. مدلها، فرآیندهای انتزاعی و پیچیده را با ارائه تصویری واضح از نحوه عملکرد فرآیندها و نحوه ارتباط و همپوشانی آنها با یکدیگر ملموستر میکنند. مفاهیمی که اجزای اصلی در اصل مدل فرآیند میباشند:
مستندسازی فرآیند: ضبط و کدگذاری یک فرآیند، شامل اطلاعات لازم برای انجام فرآیند، که میتواند شامل استفاده از RACI، SIPOC و نقشههای دانش باشد.
چارچوب: تجزیه سلسله مراتبی یک کسب و کار است که کاری را که یک سازمان انجام می دهد از نظر گروه های فرآیندی، فرآیندها و فعالیت ها توصیف می کند.
طراحی فرآیند: فعالیت تعیین گردش کار، نیازهای فناوری و الزامات برای اجرای یک فرآیند میباشد. این می تواند شامل استفاده از ابزارهایی مانند فلوچارت ها و نرم افزارهای شبیه سازی باشد.
تنوع فرآیند: شامل اشکال و انواع مختلف فرآیندها است. سازمانهای بالغ قوانینی را ایجاد میکنند که فرآیندی خاص میتواند با استانداردهای کل سازمان متفاوت باشد. این فرآیند و نقش آن معمولا برای ایجاد یک مزیت رقابتی یا تعریف یک تمایز در سازمان در مقایسه با رقبا میباشد.
چارچوبهای فرآیند، سلسله مراتب یا تجزیه فرآیندها را نشان میدهند. چارچوب طبقهبندی فرآیند PCF نمونهای از چارچوب فرآیند است. یک تجزیه سلسله مراتبی است که کاری را که یک سازمان انجام می دهد از نظر گروه های فرآیندی، فرآیندها و فعالیت ها توصیف می کند. استفاده از PCF به عنوان یک مدل به مدیران و مدیران این امکان را می دهد تا شبکه پیچیده فعالیت هایی را که سعی در درک، مدیریت و بهبود آنها دارند، تجسم کنند. چارچوب هایی مانند PCF اغلب برای محک زدن، مدیریت محتوا و تعریف فرآیندها استفاده می شوند.
در مقابل، یک مدل فرآیند نشان می دهد که چگونه آن فرآیندها در سراسر سازمان مدیریت می شوند. این مدل ساختاری برای همکاری، استقرار و بهبود فرآیندهای تعریف شده در چارچوب ارائه می دهد.
سطوح عملکرد و بلوغ در یک سازمان باید به طور منظم ارزیابی شود. این عوامل نشان دهنده نحوه عملکرد فرآیندها و همچنین اثربخشی کلی تلاش های مدیریت فرآیند است. عملکرد فرآیند شامل اندازه گیری، نظارت و کنترل فرآیندها می شود. این اصل سؤالات زیر را مطرح می کند: چقدر فرآیندهای خود را می شناسید؟ و چقدر می توانید به طور موثر تشخیص دهید که کدام تغییرات باید ایجاد شوند؟
برای رشد بلوغ عملکرد فرآیند، APQC به سازمان ها توصیه می کند بر روی سه عنصر کلیدی تمرکز کنند:
- اقدامات فرآیندی
- تجزیه و تحلیل فرآیند
- ارزیابی بلوغ
مفاهیمی که اجزای اصلی در اصل عملکرد فرآیند میباشند:
محک زدن(benchmark): یک دستاورد سنجیده و مرجع یا استاندارد اندازه گیری برای مقایسه است که بعنوان یک شاخص برتر برای یک فرآیند تجاری خاص شناخته می شود.
شاخص ها: مشاهدات مشخص و تعریف شده در عملکرد یک فرآیند هستند. چهار دسته معیار اصلی شامل اثربخشی هزینه، بهرهوری کارکنان، کارایی فرآیند و زمان چرخه است.
کنترلها: نقاط خاصی در فرآیند هستند که یک سازمان برای نظارت بر عملکرد، شناسایی فرصت های بهبود و اجرای طرح های اضطراری زمانی که کارها به طور رضایت بخشی انجام نمی شود، از آنها استفاده می کند.
تجزیه و تحلیل: عمل تفسیر داده های متریک جمع آوری شده و شناسایی دلایل ریشه ای خاص و پاسخ های مناسب است. تجزیه و تحلیل می تواند شامل اشکال توصیفی و پیش بینی باشد.
بهبود فرایند منتهی به توسعه کسب وکار
هدف مدیریت فرآیند بهبود عملکرد است. خواه تاکید بر حفظ مشتری، زمان چرخه، رضایت کارکنان، کارایی، رشد کسب و کار، بهرهوری یا هر هدف دیگری باشد، سازمانها مدیریت فرآیند را برای بهبود چیزی اجرا میکنند. در سازمان ها این امکان وجود دارد که فرآیندهای موجود در سازمان را بهبود بخشند اما بدون مدیریت فرآیندها این بهبود نتیجه ای تصادفی و پراکنده از فرآندهای مجزا به ما میدهد. بهبود این فرآیندها بصورت جزیره ای در مراحل اولیه جالب است اما به مرور و بدون داشتن استراتژی مدیریتی یکپارچه برای بهبود تمامی فرآیندها نتیجه ای نامنسجم ایجاد میشود که به بخش های مختلف سازمان آسیب میزند. برای جلوگیری از این امر، APQC استفاده از بهبود فرآیند را در کنار سایر اصول مدیریت فرآیند، که پایهای برای بهبود متمرکزتر میسازد، توصیه میکند.
مفاهیمی که اجزای اصلی در اصل بهبود فرآیند میباشند:
شناسایی فرصتهای قابل بهبود: شامل بررسیهای برنامهریزیشده و پیشنهادات همه ی افراد سازمان از کارکنان خط مقدم تا مدیریت ارشد باشد.
اولویت بندی و انتخاب: شامل انتخاب معیارهایی برای تعیین ارزش و انتخاب فرصت هایی برای پیگیری و بهبودی در سازمان است.
پایداری: توانایی حفظ یا حمایت از یک فعالیت، فرآیند یا عملکرد در دراز مدت است.
ابزار و تکنولوژی
ابزارها و فناوری ها امکان اتوماسیون و استانداردسازی را فراهم می کنند. این به نوبه خود فرآیندها و عملکرد را بهبود می بخشد و به طور بالقوه سازمان را به سطح بالاتری از بلوغ مدیریت فرآیند هدایت می کند. هنگامی که یک سازمان ابزارهای ارزیابی را استفاده می کند، پیشرفت عملکرد بطور موثرتری در سازمان اجرا و ارزیابی میشود و میتوان برای کسب حمایت اجرایی، فرهنگی و مالی به آن اشاره کرد. مدیریت فرآیند بدون ابزارها و فناوریهایی که ما به آنها عادت کردهایم، نمیتواند در برابر سرعت دنیای تجارت امروز ایستادگی کند. اما ابزارها و فناوری جایگزین اصول صحیحی که مدیریت فرآیند را هدایت می کنند، نمی شوند. جهت استفاده و پیاده سازی فرآیندها در ابزارهای مختلف فرآیندی، مدیران سازمان ابتدا باید فرآیندهای موجود را درک کنند و شناسایی کنند که چه فرآیندهایی در سازمان نیازمند خودکارسازی و گنجاندن این فرآیندها در اتوماسیون میباشد. فراتر از اتخاذ این تصمیمات، سازمان ها باید از تکنیک های مدیریت تغییر استفاده کنند که از اهداف و فرهنگ استفاده از تکنولوژی در سازمان پشتیبانی می کند.
مفاهیمی که اجزای اصلی در اصل استفاده از تکنولوژی میباشند:
ابزارهای مدیریت فرآیند: به فناوری اطلاق می شود که از تلاش های مدیریت فرآیند پشتیبانی می کند. این میتواند شامل مستندسازی، مدلسازی فرآیند، مدیریت عملکرد و ابزارهای مدلسازی تصمیم باشد (اما محدود به آن نیست).
اتوماسیون فرآیند: شامل اتوماسیون فرآیندها و فعالیت های تجاری است که معمولاً برای کاهش هزینه ها یا خودکارسازی وظایف استفاده میشوند.
سخن پایانی:
هفت اصل مدیریت فرآیند APQC به طور مداوم پایه و اساس برنامه ها و ابتکارات مدیریت فرآیند موفق را تشکیل می دهد. اگر رهبران بر ایجاد نقاط قوت و شناسایی فرصت ها بر این هفت اصل تمرکز کنند، همسویی برنامه مدیریت فرآیند خود را با اهداف استراتژیک، حمایت نیروی کار از مدیریت فرآیند، بلوغ سازمان، توانایی کارکنان برای انجام کار و عملکرد کلی افزایش خواهند داد.
1 دیدگاه
اولین کسی باشید که در مورد این مطلب اظهار نظر می کند.